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Dicas para notificação de usuários na alteração dos Termos de Uso.

Dicas para notificação de usuários na alteração dos Termos de Uso.

17 dias atrás
João Bruno Soares
7 minutos

Os termos de uso são parte essencial de diversos sites, na LGPD. Apesar de constantemente ignorados, os Termos de Uso são literalmente o contrato firmado entre você e a empresa que oferece aquele produto ou serviço, de maneira digital. Assim, não apenas o desenvolvimento deles, mas também eventuais alterações requerem bastante cuidado.

Esse cuidado se refere tanto às situações em que tais alterações podem ou devem ser aplicadas quanto à forma de alteração e aos reflexos disso. Confira, no texto que segue, como funciona cada um desses aspectos e garanta a validade dos seus termos, bem como a adequação à LGPD, GDPR, CCPA, PIPEDA, POPIA entre outras.

Quais os principais temas tratados nos Termos de Uso?

Antes de adentrarmos especificamente nos porquês de uma eventual alteração dos Termos de Uso, e a melhor maneira de fazê-la, vamos analisar rapidamente alguns dos principais capítulos/temas distribuídos que costumam ser encontrados em qualquer documento padrão.

Tendo como base os próprios Termos de Uso da AdOpt, a divisão do texto é a seguinte:

1. Objeto

2. Funcionalidades

3. Contratação e Prestação de Serviços

4. Prazo

5. Remuneração

6. Interrupção dos serviços.

7. Responsabilidades

8. Tratamento de Dados Pessoais

Abaixo um breve resumo do que cada seção trata:

  1. Objeto Identificação das partes envolvidas e detalhamento dos serviços prestados, suas características e definições operacionais.

  2. Funcionalidades No caso de um software como o da AdOpt, dedica-se esta seção à listagem das funcionalidades envolvidas e o respectivo detalhamento dentro dos planos.

  3. Contratação e Prestação de Serviços Descritivo dos processos e detalhamentos necessários para a contratação do serviço.

  4. Prazo Periodicidade de entrega e, ou disponibilidade do produto/serviço após/durante a compra.

  5. Remuneração Como será feito o pagamento, preço, prazos e condições de pagamento.

  6. Interrupção dos serviços Situações onde a interrupção dos serviços é prescrita, necessária e justificada. Bem como, fatos que podem levar à interrupção.

  7. Responsabilidades Ambas as partes têm responsabilidades mediante o aceite dos termos. De um lado o contratado em prestar o serviço, e o cliente em realizar os pagamentos e em utilizar o sistema/plataforma conforme necessário para a entrega do serviço.

  8. Tratamento de Dados Pessoais Definição dos papéis de controlador vs. operador de dados, dentro dos processos criados pelo contrato. Caso sejam coletados dados, é feito o devido enquadramento de base legal utilizada, e, responsabilidades dos processos advindos da operação.

  9. Disposições gerais Declarações que posicionam o contrato geograficamente, estabelecem condições para eventuais atualizações, direcionamento caso uma das partes descumpra o contrato e foro.

Por que alterar os termos de uso?

As alterações nesses documentos, embora muitos sequer se atentem, são necessárias sempre que haja alguma alteração significativa no descritivo do seu conteúdo. Aspectos como: objeto da entrega do serviço ou produto da empresa, condições de atendimento ao público, dados oficiais, e agora aos aspectos obrigatórios pela LGPD.

Tanto a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), bem como às outras normas que se apliquem no caso, especificam aspectos sobre a coleta, tratamento e processamento de dados que podem fazer parte do objeto do serviço ou produto, logo devem fazer parte dos termos de uso.

Ainda, muitas vezes as alterações são necessárias para adequação do conteúdo dos termos de uso à realidade da marca. Afinal, tais termos devem ser um reflexo da realidade da empresa e não uma história fictícia.

Em caso contrário corre-se o risco de que não haja compatibilidade entre os termos de uso do site e a realidade dele, dos seus serviços, regras e normas que lhe atingem. Portanto, é como se ele fosse inútil.

Aspectos da nossa vida mudam constantemente e isso também é uma verdade quando nos referimos às marcas, às formas de atuação delas e às regras às quais elas se submetem.

Uma vez que os termos de uso dizem respeito a essas questões, qualquer mudança nelas também deve refletir sobre eles para que continuem sendo válidos e relevantes, bem como prestem o papel que lhes cabe frente à marca.

##Quando, então, é necessário alterar os termos de uso?

Em termos gerais, sempre que houver identificação de algum desses aspectos:

  • Alteração no modo de operação do site;
  • Adição ou mudança nos serviços e produtos disponíveis;
  • Mudanças legais que reflitam sobre as regras que um site pode aplicar, bem como nos deveres e direitos que impõe;
  • Inadequação entre os termos e a realidade da marca (como suas características, o que oferta e como opera), ou, então, entre eles e as leis vigentes (como LGPD ou Código do Consumidor, por exemplo).

Portanto, são vários os motivos que podem levar à alteração dos termos de uso. E todas elas são relevantes especialmente para manter a validade desse documento, bem como sua aplicabilidade.

Preciso de autorização para a alteração dos termos de uso?

Sim! Os termos estão entre os documentos que esclarecem ao público como são as regras vigentes naquele espaço, ou seja, no site.

Ele se junta, então, à política de privacidade e o aviso de cookies para promover a transparência com o usuário. Enquanto os termos indicam as regras válidas ali, direitos e deveres, a política diz respeito à privacidade e ao uso de dados, coisa que os cookies também fazem parte.

Todos esses documentos são importantes porque ajudam no cumprimento das regras da LGPD. Ela tem como norte a transparência.

Sendo assim, sequer faria sentido a alteração dos termos de uso poder ocorrer sem a anuência do usuário, certo?! Não se trata necessariamente de uma autorização; afinal, cabe ao titular decidir se aceita os termos, mantendo seu acesso a serviços do site e deixando disponível a ele suas informações, ou se abre mão disso e retira seu aceite.

Concluindo: sempre que houver alteração em regras e políticas que atinjam usuários e titulares de dados estes devem ser notificados para que se manifestem sobre. Ou seja, para que demonstrem a aceitação ou não das novas normas e diretrizes vigentes.

Por isso que alterações são sempre anunciadas para uma data futura, dando aos usuários um tempo hábil para a leitura e compreensão das mudanças.

Meus termos de uso possuem cláusula indicando possibilidade de alteração deles, preciso notificar os usuários mesmo assim?

Mais uma vez a resposta é positiva. Por mais que muitos termos e políticas prevejam a possibilidade de alteração deles, não é uma boa ideia alterá-los sem qualquer notificação e obtenção da anuência do titular de dados.

Afinal, isso se revela em uma alteração unilateral. Uma vez que os termos de uso funcionam como um contrato online, essa não é uma decisão interessante e pode ser vista como abusiva. Igualmente, como contrária à LGPD, para quem a transparência e o consentimento são essenciais.

Como notificar seus usuários na alteração dos termos de uso?

É indispensável que você dê ciência aos seus usuários e clientes quanto à alteração das suas políticas de privacidade e termos. Por isso, veja dicas de como fazê-lo para não deixar isso passar em branco.

Notificação por mensagem

Uma das possibilidades de notificar seus usuários quanto a alteração dos termos de uso do seu site é por notificação por mensagem. Nesse caso, então, é possível optar por e-mail ou por outros meios de comunicação que tenham sido cedidos pelo titular (SMS, etc.).

Nessa hipótese, então, busque informar sobre as alterações, bem como dê acesso ao indivíduo aos novos termos. Da mesma forma, certifique-se de que ao acessar o documento o visitante tenha a chance de manifestar se aceita ou não essas alterações (na famosa caixinha de “Declaro que li e aceito os termos de uso”.

Ainda, é claro, garanta que esse tipo de concessão de alteração será identificado e devidamente arquivado como prova.

Notificação no acesso ao site

Outra possibilidade é fazer com que assim que o usuário acesse o seu site ele se depare com um banner que indique a alteração dos termos de uso. Nesse cenário é interessante impedir que ele navegue pela página até que leia e concorde (ou não) com os novos termos.

Geralmente essa prática é utilizada quando os novos termos já entraram em vigor. Pois, podem ser mais drásticas no aspecto da experiência do usuário. Mas, essenciais para ambos.

Cuidado! Quem cala não consente

Por fim, nossa última dica ao alterar os termos de uso é ter cuidado quanto ao silêncio. Aqui, diferentemente do que consideramos muitas vezes, quem cala não consente. É essencial que haja a obtenção expressa do aceite do titular de dados quanto às alterações dos termos.

Ajude o visitante na leitura dos novos termos de uso!

Nem todos os seus visitantes, para não dizer a minoria, têm a paciência e o interesse pela leitura dos seus Termos de Uso. Sim, isso é preocupante dada a sua importância mas, este é o fato que observamos diariamente.

Então, uma vez que você já vai ter que notificar os usuários quanto às alterações, uma boa prática é já destacar quais foram as principais mudanças, e se elas afetam o usuário para que ele já tenha os principais pontos de maneira destacada, acelerando a compreensão e, consequentemente, a coleta do aceite dos termos.

Então, uma vez que você já vai ter que notificar os usuários quanto às alterações, uma boa prática é já destacar quais foram as principais mudanças, e se elas afetam o usuário para que ele já tenha os principais pontos de maneira destacada, acelerando a compreensão e, consequentemente, a coleta do aceite dos termos.

Ficou com alguma dúvida, ou trabalha como como Encarregado de Dados e pode contribuir com esseas dicas?

Conta pra gente como podemos melhorar, estamos sempre abertos a feedbacks!

Tags

Encarregado de Dados
DPO
Política de Privacidade
Termos de Uso

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