O que fazer quando recebo uma solicitação de Download de Dados?

***Lembramos que a AdOpt apenas gerencia os consentimentos dos visitantes.

A única coleta feita pela AdOpt, acontece caso o visitante informe um dado seu para contato (e-mail), via formulário no ambiente do cliente AdOpt.

Com isso, a AdOpt automaticamente repassa ao cliente AdOpt. Em seguida, dentro de 30 (trinta) dias, excluímos o dado dos nossos registros, mantendo apenas o CookieID anônimo e criptografado.

Além disso é importante destacarmos que:

Toda interação por parte dos titulares geram 2 e-mails da AdOpt

1. AdOpt > Cliente AdOpt - para que avance aos próximos passos com a devidas obrigações de lei.

2. AdOpt > Visitante do Cliente AdOpt, para que saiba que os responsáveis foram comunicados, e serve de “recibo" garantindo que a sua solicitação foi processada.

Abaixo falaremos de ambos os e-mails e seus processos, quando no momento de uma solicitação de Download de Dados.

O processo de consulta e exclusão dos dados é um dos pontos mais importantes da LGPD! Pois, eles materializam o direito adquirido por parte dos titulares – graças à LGPD, de decidirem o que pode ou não ser feito com os seus dados, e exercerem seus direitos como cidadãos.

Abaixo uma sugestão de passo a passo para o seu processo como encarregado de dados, e ao final exemplos dos e-mails enviados pela AdOpt.

Com o email você poderá realizar uma varredura interna, e preparar as informações que eventualmente tenha sobre o visitante para mandar pra ele(a). Ou, caso tenha um software que faz essa gestão dos dados pessoais, o software pode ser integrado na AdOpt para quando houver uma requisição e já tenha o report pronto, ou usá-lo para tal relatório.

Ex. fulano@email fez uma requisição de download.

1. Acesse a AdOpt e veja quais as ferramentas que ele consentiu.
2. Com a lista do consentimento e seu mapeamento dos dados, você já pode saber onde os dados estarão armazenados/compartilhados(seu CRM, ferramenta de email mkt, sistema logístico, etc.)
3. Prepare um email institucional o fulano@email, com essa lista detalhada de que você eventualmente tenha sobre ele(a): o email e + outras informações que possa ter na ficha dele... dentro das outras ferramentas.
4. Anexe o detalhamento da AdOpt com a Data/hora que o opt-in ocorreu (buscando essa info com o cookie ID).
5. Envie o relatório de Download para o cliente

Abaixo o exemplo de relatório que criamos na AdOpt, que é seguido do e-mail gerado pelo sistema:

*estas são apenas sugestões que podem ser aplicadas ou não a cada modelo de negócio com suas especificidades. Consulte seu DPO, ou especialista, para uma melhor compreensão dos processos.

**Por que em alguns e-mails a AdOpt não envia os detalhes do consentimento? Existem algumas hipóteses, técnicas: (Neste caso utilize o e-mail, para prosseguir com as rotinas de exclusão.)

1 - O visitante já limpou os cookies AdOpt do seu navegador, antes de fazer a requisição. Logo, não há modos de realizarmos essa consulta. 2 - O visitante nunca deu o consentimento, mas, ainda assim pediu o download. 3 - O navegador do visitante bloqueia cookies, ou alguma extensão utilizada, fazendo com que ele navegue sem registros pelo seu site. (Ex. Ad Blocker, Ghostery, etc.) O Item 1 desta lista, pode ser consequência deste ponto também. 4 - O navegador do visitante tem um fluxo automático de limpeza de cookies, a cada X meses. 5 - Houve alguma perda de dados do sistema, entre o navegador e a AdOpt. (Extremamente raro)

Abaixo exemplos dos e-mails enviados a você pela AdOpt nas solicitações de download de dados:

E-mail Download Visitante Cliente AdOpt

E-mail Download Cliente AdOpt