O que fazer quando recebo uma solicitação de Download de Dados?

O processo de consulta e exclusão dos dados é um dos pontos mais importantes da LGPD, pois eles materializam o direito adquirido por parte dos titulares – graças à LGPD – de decidirem o que pode ou não ser feito com os seus dados, e de exercerem seus direitos como cidadãos.

Com um simples e-mail, você poderá realizar uma varredura interna, preparando as informações que eventualmente tenha sobre o visitante para mandar para ele.

Caso tenha um software que faz essa gestão dos dados pessoais, o software pode ser integrado na AdOpt para quando houver uma requisição e já tenha o report pronto, ou usá-lo para tal relatório.

O primeiro passo é definir quais dados são coletados: a única coleta feita pela AdOpt acontece caso o visitante informe um dado seu para contato (e-mail), via formulário no ambiente do cliente AdOpt.

Em seguida, a AdOpt repassa os dados automaticamente ao cliente.

Com isso, dentro de 30 (trinta) dias, excluímos o dado dos nossos registros, mantendo apenas o CookieID anônimo e criptografado.

Ex.: [email protected] fez uma requisição de download.

1. Acesse a sessão de Log de Consentimento da AdOpt e veja quais os Cookies que o usuário [email protected] consentiu.

2. Com a lista do consentimento e seu mapeamento dos dados, você já pode saber onde os dados estarão armazenados/compartilhados (seu CRM, ferramenta de e-mail de marketing, sistema logístico, etc).

3. Prepare um e-mail institucional para o [email protected], com uma lista detalhada de todos os dados que sua empresa possua sobre ele: o e-mail, sexo, endereço ou qualquer outra informação que possa ter na ficha dele, até mesmo dentro de ferramentas que sua empresa utiliza.

4. Anexe o detalhamento da AdOpt com a data/hora que o opt-in ocorreu (essa informação pode ser encontrada buscando através do Cookie ID).

5. Envie o relatório de Download para o cliente.

Abaixo, um exemplo de relatório que criamos na AdOpt, que é seguido do e-mail gerado pelo sistema:

Além disso, é importante destacarmos que toda interação por parte dos titulares geram 2 e-mails da AdOpt:

1. AdOpt > Cliente AdOpt – para que avance aos próximos passos com a devidas obrigações de lei.

2. AdOpt > Visitante do Cliente AdOpt – para que saiba que os responsáveis foram comunicados, e serve de garantia de que a sua solicitação foi processada.

Existem algumas hipóteses técnicas:

1. O visitante já limpou os cookies AdOpt do seu navegador, antes de fazer a requisição. Logo, não há modos de realizarmos essa consulta.

2. O visitante nunca deu o consentimento, mas, ainda assim pediu o download.

3. O navegador do visitante bloqueia cookies, ou alguma extensão utilizada, fazendo com que ele navegue sem registros pelo seu site. (Ex. Ad Blocker, Ghostery, VPN, etc.) O item 1. desta lista pode ser consequência deste ponto também.

4. O navegador do visitante tem um fluxo automático de limpeza de cookies programado.

5. Houve alguma perda de dados do sistema, entre o navegador e a AdOpt (extremamente raro).

Por fim, dois exemplos de e-mails enviados ao usuário requerente pela AdOpt nas solicitações de download de dados:

E-mail Download Visitante Cliente AdOpt

E-mail Download Cliente AdOpt